Home > Manajemen Mutu > Implementasi SMM UII(3): PDCA sebagai Konsep Dasar SPM-PT

Implementasi SMM UII(3): PDCA sebagai Konsep Dasar SPM-PT

Menurut ISO 9000, SMM didefinisikan sebagai suatu sistem manajemen yang terdiri dari struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber-sumber daya yang digunakan untuk mencapai standar yang telah disyaratkan atau ditentukan oleh organisasi itu sendiri guna memenuhi kepuasan pengguna.  Secara singkat, SMM mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktik-praktik manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan pasar. Komitmen manajemenlah kunci dari keberhasilan penerapan SMM. Komitmen ini harus dibangun dalam bentuk perilaku manajemen, komitmen bukanlah sekedar dukungan saja tetapi lebih berimplikasi pada letak tanggungjawab manajemen dalam menjamin keberhasilan implementasi manajemen mutu.

PDCA SEBAGAI KONSEP DASAR SPM UII

PDCA (Plan-Do-Check-Act), sebuah konsep yang memandang bahwa proses-proses yang terjadi dalam setiap kegiatan atau kinerja yang bermutu merupakan suatu lingkaran. Dalam setiap kegiatan atau usaha perbaikan mutu, ada empat langkah yang dilakukan dan keseluruhannya merupakan lingkaran, yaitu :

  1. Plan    : Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjalankannya? Menyusun rencana yang akan dilakukan,atau menentukan masalah yang akan diatasi atau kelemahan yang akan diperbaiki dan mencari solusi untuk mengatasi masalah tersebut.
  2. Do      : Kerjakan apa yang telah direncanakan. Melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaannya.
  3. Check : Apakah hasil yang terjadi sesuai dengan perencanaan ? Meneliti apa yang telah dilaksanakan dan menemukan kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, disamping hal-hal yang sudah benar dilakukan. Berdasarkan kelemahan-kelemahan terasebut disusun rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya.
  4. Act    : Bagaimana tindak lanjut untuk meningkatkannya di kemudian hari ? Melaksanakan keseluruhan rencana peningkatan perbaikan, termasuk perbaikan kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan. Ada tiga kemungkinan hasil yang dapat diamati :

Hasilnya bermutu sesuai yang direncanakan, sehingga prosedur bersangkutan dapat dipergunakan di masa mendatang.Hasilnya tak bermutu, tidak sesuai yang direncanakan sehingga prosedur yang bersangutan tersebut tidak sesuai dan harus diganti atau diperbaiki di masa mendatang. Prosedur yang bersangkutan mungkin dapat dipakai untuk keadaan berbeda. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi kembali lagi pada langkah pertama dan seterusnya.

Dalam konteks SMM UII, konsep siklus PDCA ini dapat dijabarkan kedalam setiap proses-proses yang ada dalam unit kerja dan pada sistem secara keseluruhan dalam lingkungan UII. Penerapannya bukan hanya terbatas pada proses-proses yang bersifat strategis seperti perencanaan sistem manajemen mutu atau tinjauan manajemen; tetapi juga untuk kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional seperti proses-proses pada bagian pengajaran dan akademik, bagian administrasi dan umum, bagian keuangan  dan bagian rumah tangga dan perbekalan. Untuk unit kerja teknis atau operasional siklus PDCA penjabarannya dapat diterapkan sebagai berikut:

  • Plan : merumuskan wewenang dan tanggungjawab, mengembangkan rencana mutu, sasaran mutu dan identifikasi aktivitas unit kerja dalam proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil  sesuai rencana mutu, sasaran mutu unit kerja dan kebijakan mutu organisasi.
  • Do : melaksanakan dan menerapkan prosedur-prosedur kerja dan instruksi kerja sesuai aktivitas yang telah terjadi dalam unit kerja bersangkutan.
  • Check : memantau dan mengukur proses dan hasil yang terjadi apakah sesuai dengan rencana mutu, sasaran mutu, persyaratan produk yang telah ditetapkan, mengevaluasi dan melaporkan hasilnya.
  • Act : mengambil tindakan perbaikan terhadap proses-proses yang tidak sesuai hasilnya dan  berupaya  untuk meningkatkan perbaikan terhadap proses-proses yang tidak sesuai secara berkesinambungan sehingga meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja unit kerja yang bersangkutan.

IMPLEMENTASI PDCA DALAM WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB

Langkah awal, implementasi PDCA dalam SMM adalah dengan penjabaran konsep tersebut dalam lingkungan kerja organisasi UII. Penjabaran konsep PDCA tersebut juga perlu dirumuskan dalam WT masing-masing Pimpinan dalam lingkungan UII. Dalam SMM ini menuntut seorang pemimpin menguasai WT-nya. WT menunjuk-kan wewenang dan tanggungjawab terhadap tugas-tugas yang diemban oleh seorang pimpinan., sehingga WT ini  merupakan acuan kerja bagi pimpinan. Mendasarkan WT ini dapat pula digunakan untuk mengu-kur kinerjanya. Selain sebagai acuan kerja pimpinan, WT juga dapat digunakan untuk acuan kriteria pengukuran pada saat dilakukan audit mutu internal. Berikut contoh WT  Rektor yang telah mengimplementasikan PDCA :

  1. Menyusun rencana strategis baik di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar yang akan dicapai selama empat tahun ke depan.
  2. Menyusun rencana pengembangan UII selama empat tahun ke depan,
  3. Menyusun program-program kegiatan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar sesuai rencana strategis yang telah ditetapkan.
  4. Menyusun Rencana Anggaran Penerimaan dan Belanja UII di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar
  5. Melaksanakan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan dakwah Islamiyah baik dalam maupun luar lingkungan Universitas Islam Indonesia.
  6. Melaksanakan dan mengendalikan Anggaran Penerimaan dan Belanja UII di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar Melaksanakan kebijakan dan peraturan-peraturan Badan Wakaf yang menjadi tanggungjawabnya.
  7. Melaksanakan dan memelihara konsistensi kegiatan akademik kearah kebijakan mutu lulusan Universitas Islam Indonesia.
  8. Mengevaluasi pelaksanakan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan dakwah Islamiyah baik dalam maupun luar lingkungan Universitas Islam Indonesia.
  9. Mengevaluasi kebijakan dan peraturan-peraturan Badan Wakaf yang menjadi tanggungjawabnya baik yang dapat dilaksanakan maupun gagal dilaksanakan.
  10. Mengevaluasi mutu lulusan Universitas Islam Indonesia.
  11. Mengevaluasi dan mengukur Sasaran Mutu Universitas Islam Indonesia yang telah dicapai.
  12. Menentukan tindak lanjut solusi pencapaian sasaran mutu dan  hasil temuan audit mutu internal
  13. Melaporkan pelaksanaan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan dakwah Islamiyah baik dalam maupun luar lingkungan Universitas Islam Indonesia.
  14. Melaporkan Realisasi Anggaran Penerimaan dan Belanja UII di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni , serta kerjasama dengan pihak luar
  15. Melaporkan hasil pelaksanaan Implementasi Sistem Manajemen Mutu di Universitas Islam Indonesia

IMPLEMENTASI PDCA DALAM PROSES AKTIVITAS

Dalam SMM kegiatan dilaksanakan bukan berdasar bidang atau bagian tetapi berdasar aliran proses. Kegiatan atau rangkaian kegiatan apapun bentuknya, merupakan pemakaian sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Perlu disadari, banyak proses yang saling berkaitan dan berinteraksi, maka untuk dapat menjadi organisasi yang berfungsi efektif, maka UII harus mampu mengetahui dan mengelola proses-proses tersebut. Acap kali, keluaran dari suatu proses akan langsung menjadi masukan ke proses berikutnya. Penunjukan dan pengelolaan secara sistematis dari proses yang digunakian dalam organisasi dan pada khususnya interaksi antara proses-proses seperti itu dikenal dengan "pendekatan proses". Pada implementasi konsep PDCA ini Pimpinan dapat menjabarkan perencanaan dalam bentuk aktivitas-aktivitas  berikut ini:

  1. Mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh organisasi,
  2. Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,
  3. Menetapkan kriteria dan metoda yang diperlukan untuk memastikan keefektivan operasi dan pengendalian proses,
  4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang mendukung operasi dan pemantauan proses,
  5. Memantau, mengukur dan menganalisa proses tersebut, dan
  6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan peningkatan berkesinambungan.

Proses-proses yang ada dalam sistem manajemen mutu mencakup 4+1 yakni:

  • Proses di manajemen puncak (misalnya penetapan kebijakan dan sasaran, komunikasi, tinjauan manajemen)
  • Proses di manajemen sumberdaya (misalnya penetapan dan pengelolaan sumber daya manusia dan infrastruktur)
  • Proses realisasi produk/jasa (yang mencakup perencanaan, proses dengan pelanggan, desain, pembelian, produksi sampai pengiriman)
  • Proses pengukuran, analisa dan peningkatan (misalnya proses untuk mengukur kesesuaian produk, proses, sistem dan peningkatannya)
  • Proses untuk mendokumentasikan hal di atas.

Demikian sekelumit  pendapat dan pengalaman, semoga dapat jadi inspirasi dan renungan bagi para pembaca yang ingin mengimplementasikan sistem manajemen mutu di lingkungan Perguruan Tinggi masing-masing. Bagi para pembaca yang ingin sharing dan tukar pengalaman lebih detail melalui email bambangkesit@staff.uii.ac.id atau bkesit@yahoo.com. Semoga bermanfaat.(BQST-5-2009).

Categories: Manajemen Mutu Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.