Home > Manajemen Mutu > Implementasi SMM UII (2) :Kebijakan Mutu dan Peran Pimpinan

Implementasi SMM UII (2) :Kebijakan Mutu dan Peran Pimpinan

tulisan ini sambungan dari tulisan sebelumnya,

PERANAN SMM BAGI UII

Kebanyakan organisasi bisnis menggunakan Sistem Manajemen Mutu karena menginginkan adanya perbaikan kinerja sehingga dapat mencapai efisien dan efektif dalam mengelola organisasinya. Di sisi lain kebutuhan dan harapan pelanggan berubah, tekanan pesaing dan kemajuan tehnik, organisasi didorong untuk selalu memperbaiki produk dan prosesnya. Argumen ini , juga tidak jauh berbeda dengan UII dalam menerapkan SMM. Selain argumen tersebut, penerapan SMM  di UII juga diarahkan untuk membantu meningkatkan kepuasan pelanggan (pengguna jasa layanannya).  Pengguna jasa menghendaki layanan dengan karateristik yang memuaskan kebutuhan dan harapan mereka. Kebutuhan dan harapan mereka ini dinyatakan dalam spesifikasi produk dan bersama-sama dinamakan persyaratan pelanggan. Persyaratan pelanggan dapat ditentukan melalui kontrak oleh pengguna atau dapat ditetapkan oleh organisasi sendiri. Dalam kedua hal itu, akhirnya pengguna menetapkan kesepakatan penerimaan produk atau jasa layanan.

Jika dilihat dari sisi histories berdirinya UII, maka SMM UII memiliki kekhasan tersendiri. UII didirikan sebagai upaya membentuk tenaga ahli dan sarjana muslim yang bertaqwa, berakhlak, terampil, berilmu amaliah dan beramal ilmiah, mengembangkan dan meyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni yang berjiwa agama Islam, membangun masyarakat dan negara Republik Indonesia yang adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945. Di UII-lah bertemu antara ilmu pengetahuan dengan agama Islam, artinya bagaimana UII memproses mahasiswa kelak menjadi tenaga ahli berjiwa seorang muslim. Nilai-nilai Islam ini harus menjadi budaya organisasi UII, sehingga SMM UII juga harus mengadop nilai-nilai Islam yang berkembang di organisasi UII.

Nilai-nilai Islam ini telah diletakkan oleh foundingfathers UII. Oleh karena itu, dalam menyusun SMM UII, nilai-nilai tersebut telah dituangkan dalam visi, dan misi UII. Visi UII adalah :" Terwujudnya Universitas Islam Indonesia sebagai : Rakhmat-an lil`alamin, memiliki komitmen pada kesempurnaan (keunggulan), risalah Islamiyah di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan dakwah, setingkat universitas yang berkualitas dinegara-negara maju". Sedangkan misinya adalah: "Menegakkan Wahyu Illahi dan Sunnah Nabi sebagai sumber kebenaran mutlak serta rakhmat bagi alam semesta, dan mendukung cita-cita luhur dan suci bangsa Indonesia dalam mencerdaskan bangsa melalui upaya membentuk tenaga ahli dan sarjana muslim yang bertaqwa, berakhlak, terampil, berilmu amaliah dan beramal ilmiah, mengembangkan dan meyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni yang berjiwa agama Islam, membangun masyarakat dan negara Republik Indonesia yang adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 yang diridhoi oleh Allah SWT., serta mendalami, mengembangkan dan menyebarluaskan pemahaman ajaran agama Islam untuk dihayati dan diamalkan oleh warga UII dan masyarakat pada umumnya."

Visi dan Misi UII merupakan maksud dan tujuan jangka panjang yang akan dilakukan oleh UII di masa yang akan datang. Sedangkan maksud dan tujuan jangka menengah dituangkan dalam Kebijakan Mutu UII yaitu " Universitas Islam Indonesia sebagai universitas bermutu menghasilkan lulusan yang bermanfaat bagi masyarakat, menguasai ilmu keislaman, dan mampu menerapkan nilai-nilai islami serta berdaya saing tinggi ".  Mendasarkan pada visi, misi dan kebijakan mutu UII, maka coba dirumuskan pengentian SMM UII yaitu suatu sistem manajemen yang terdiri dari struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber-sumber daya yang digunakan untuk mencapai standar yang telah disyaratkan atau ditentukan oleh UII guna memenuhi kepuasan pengguna dan pihak-pihak yang berkepentingan (antara lain Badan Wakaf -UII, pendiri UII dan Umat Islam Indonesia umumnya).

Dengan menggunakan pendekatan SMM ini  mengajak Pimpinan UII untuk menganalisis persyaratan pengguna jasa layanan (mahasiswa dan pihak luar lainnya), menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi perencanaan layanan yang dapat diterima oleh pengguna, dan menjaga proses-proses ini terkendali. Adanya SMM ini membantu memberi kerangka kerja bagi Pimpinan UII untuk perbaikan berlanjut dan meningkatkan kepuasan pengguna layanan dan kepuasan pihak berkepentingan lain. Ini semua akan memberi keyakinan pada UII dan pengguna  bahwa UII mampu memberikan jasa layanan pendidikan yang taat asas memenuhi kesepakatan persyaratan yang diterima kedua belah pihak. Persyaratan layanan dapat dirinci oleh pengguna atau oleh UII. Bentuk antisipasi persyaratan pelanggan dapat dituangkan dalam peraturan. Persyaratan bagi layanan dan dalam beberapa hal proses terkait dapat dituangkan dalam beberapa hal proses  terkait dapat dituangkan didalamnya, misalnya spesifikasi teknik, standard produk, standar proses, kesepakatan dengan kontrak dan persyaratan peraturan.

KEBIJAKAN DAN SASARAN MUTU UII

Kebijakan dan Sasaran Mutu ditetapkan untuk mengarahkan  organisasi UII dalam mencapai tujuan dalam jangka menengahnya. Keduanya menentukan hasil yang diinginkan dan membantu organisasi dalam penggunaan sumber dayanya untuk mencapai hasil. Kebijakan mutu memberi  kerangka kerja bagi pimpinan untuk  menetapkan dan meninjau sasaran mutu yang telah ditetapkan. Sasaran mutu perlu konsisten dengan visi, misi, kebijakan mutu dan pernyataan peningkatan perbaikan berkelanjutan, sehingga hasil capaiannya dapat diukur. Pencapaian sasaran mutu dapat berdampak positif pada mutu layanan, keefektifan operasional dan efisiensi penggunaan keuangan. Dengan demikian pengelolaan organisasi akan menjadi efisien dan efektif serta hasil yang optimal sesui persyaratan yang ditentukan oleh pengguna dan pihak-pihak yang berkepentingan. Pada akhirnya kepuasan pengguna terpenuhi dan menambah keyakinan pihak-pihak yang berkepentingan  bahwa layanan tetap terjamin. mutunya

Kebijakan Mutu Universitas Islam Indonesia adalah :

" Universitas Islam Indonesia sebagai universitas bermutu menghasilkan lulusan yang bermanfaat bagi masyarakat, menguasai ilmu keislaman, dan mampu menerapkan nilai-nilai islami serta berdaya saing tinggi ".

Sasaran Mutu

  • Berkarya dalam tahun pertama minimal 70%.
  • Tepat waktu studi minimal 80 %
  • Nilai Kinerja Dosen ³ 3,00 (skala 0 s/d 4 ) minimal 90 %
  • Indeks prestasi MKKU bidang agama ³ 3,00 minimal 90 %
  • Nilai praktek ibadah dengan hasil " baik " minimal 90 %
  • Nilai latihan Kepemimpinan Dasar dengan hasil " baik " minimal 90 %.

KOMITMEN MUTU

Untuk dapat mencapai kebijakan dan sasaran mutu yang telah ditetapkan maka perlu komitmen pimpinan Universitas Islam Indonesia terhadap SMM yang telah berjalan. Bentuk komitmen pimpinan tidak sekedar dukungan saja tetapi juga diperlukan keterlibatan pimpinan dalam melaksanakan SMM. Secara umum komitmen pimpinan diwujudkan dalam pernyataan :" Kami siap menghasilkan lulusan yang bermanfaat, mempunyai pengetahuan dan kemampuan penerapan nilai-nilai keIslaman serta mempunyai kemampuan dan berdaya saing tinggi, kepuasan pengguna layanan ( mahasiswa, orang tua mahasiswa, dan para pengguna lulusan, stakeholder ) adalah tujuan kami". Oleh karena, itu untuk komitmen tersebut dapat dirincikan atau dioperasionalkan dalam bentuk aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

  • Menerima calon mahasiswa yang mempunyai potensi dan motivasi tinggi
  • Mendorong mahasiswa aktif, mandiri, kreatif, inovatif, berprestasi, islami dan berakhlak mulia.
  • Menyediakan fasilitas belajar-mengajar yang memadai dan yang ditunjang dengan teknologi informasi.
  • Melakukan administrasi yang tepat waktu dan memuaskan pelanggan.
  • Menjaga kompetensi pendidikan dan giat mengadakan kerjasama eksternal.
  • Memilih staf pengajar yang berbobot, berdedikasi, berprestasi, dan berakhlak mulia
  • Menyajikan kurikulum berbasis kompetensi, yang mutakhir, dinamis dan relevan dengan perkembangan dunia industri dan teknologi serta visi Universitas islam Indonesia.
  • Melakukan penelitian, pengabdian pada masyarakat dan dakwah Islamiyah yang bermanfaat dan relevan.
  • Mengutamakan kepuasan para stakeholder yang sesuai dengan visi dan misi serta kebijakan mutu dan sasaran mutu Universitas Islam Indonesia yang telah ditetapkan


/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:"Table Normal";
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-parent:"";
mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt;
mso-para-margin:0in;
mso-para-margin-bottom:.0001pt;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:10.0pt;
font-family:"Times New Roman";
mso-ansi-language:#0400;
mso-fareast-language:#0400;
mso-bidi-language:#0400;}

PERAN PIMPINAN DALAM SMM

Penerapan SMM dalam lingkungan UII, tidak sekedar penerapan sistem saja tetapi juga diharapkan dapat dikembangkan sebuah model SMM yang khas UII. Perlu disadari, penerapan sistem baru dalam sebuah organisasi yang sudah mapan seperti di UII ini bukan suatu hal yang mudah. Hambatan, tantangan dan kendala saling bermunculan, mulai dari ketidaksiapkan pelaksana, kurangnya komitmen, resistensi terhadap perubahan sampai usaha untuk menggagalkan penerapan sistem baru tersebut. Hal ini menambah semakin panjangnya kendala yang harus diatasi oleh BKMPP (sekarang BPM, 2006). Sebagai langkah awal dalam penerpan SMM dalam lingkungan UII, dilakukan sosialisasi SMM baik dari tingkat karyawan administrasi sampai pimpinan UII. Melalui kepemimpinan dan tindakan, pucuk pimpinan dapat menciptakan suatu lingkungan tempat orang melibatkan sepenuhnya dan didalamnya sistem manajemen mutu dapat dioperasikan  secara efektif. Dasar-dasar manajemen mutu dapat  dipakai oleh pucuk pimpinan sebagai dasar bagi perannya, yang adalah sebagai berikut :

  • Untuk menetapkan dan memelihara kebijakan mutu dan tujuan mutu organisasi.
  • Untuk mempromosikan kebijakan mutu dan tujuan mutu diseluruh organisasi untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan pelibatan.
  • Untuk memastikan pemusatan perhatian pada persyaratan pelanggan di seluruh organisasi.
  • Untuk memastikan bahwa proses yang sesuai ditetapkan dan memungkinkan persyaratan pelanggan pihak yang berkepentingan lain dipenuhi dan tujuan mutu dicapai.
  • Untuk mematiskan bahwa ditetapkan, diterapkan dan dipelihara suatu sistem manajemen yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan mutu ini.
  • Untuk memastikan tersedianya sumberdaya yang diperlukan.
  • Untuk meninjau secara periodik sistem manajemen mutunya.
  • Untuk memutuskan tindakan berkenan dengan kebijakan mutu dan tujuan mutu.
  • Untuk memutuskan tindakan bagi perbaikan sistem manajemen mutu.

Langkah-langkah ini juga berfungsi untuk memelihara dan memperbaiki SMM yang ada. Di sisi lain bagi pimpinan, memberi dasar bagi perbaikan berlanjutan terhadap proses dan prestasi yang telah ada atau dicapai. Pada akhirnya, akan meningkatkan keberhasilan organisasi dalam meningkatkan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lain. Hal ini akan  menjadi dasar keyakinan bagi pihak pengguna atau pihak-pihak yang berkepentingan bahwa SMM UII memiliki kemampuan memproses layanan pendidikannya dan mutu layanan pendidikannya sesuai kebutuhan dan harapan penggunanya.

Demikian, sekelumit pengalaman semoga dapat menjadi inspirasi bagi para pembaca yang sedang, sudah, dan atau akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya masing-masing. Namun demikian, dalam implementasinya semua ini perlu disesuaikan dengan kondisi, situasi dan sumberdaya masing-masing perguruan tinggi. Semoga bermanfaat. (BQST-09)

Categories: Manajemen Mutu Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.