Home > Budaya Mutu, Manajemen Mutu > Implementasi SMM UII (1) : Dasar Budaya Mutu

Implementasi SMM UII (1) : Dasar Budaya Mutu

PENDAHULUAN

Sistem Manajemen Mutu, jika diuraikan terdiri dari sistem, manajemen dan mutu. Sistem artinya suatu himpunan dari sub sistem yang terintegrasi dalam membentuk sebuah sistem. Sub sistem dapat berupa struktur organisasi, wewenang dan tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber daya baik berupa orang maupun sarana dan prasarana. Manajemen, artinya orang-orang yang menduduki suatu jabatan struktur organisasi dan mempunyai kewajiban untuk mengelola organisasi. Mutu, tidaklah identik dengan hal yang mewah dan cenderung membutuhkan biaya yang mahal. Makna mutu terbebas dari opini subyektif dan terukur, definisi mutu lebih mengacu pada "memenuhi persyaratan atau kebutuhan dari pengguna". Inilah pengertian mutu yang harus dipahami oleh setiap orang. Artinya, bahasa mutu hanya satu yaitu memenuhi persyaratan atau kebutuhan pengguna yang telah ditentukan. Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System merupakan sistem manajemen yang menggunakan dasar pendekatan kepuasan pengguna (user). Sistem ini bertujuan untuk menjamin kesesuaian proses dengan produk yang dihasilkan. Kriteria kesesuaian ditunjukkan oleh kemampuan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan atau kebutuhan penggunanya, persyaratan atau kebutuhan ditentukan oleh pengguna dan organisasi.

Menurut ISO 9000, SMM didefinisikan sebagai suatu sistem manajemen yang terdiri dari struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur-prosedur, proses-proses dan sumber-sumber daya yang digunakan untuk mencapai standar yang telah disyaratkan atau ditentukan oleh organisasi itu sendiri guna memenuhi kepuasan pengguna.  Secara singkat, SMM mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktik-praktik manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pengguna dan pasar. Komitmen manajemenlah kunci dari keberhasilan penerapan SMM. Komitmen ini harus dibangun dalam bentuk perilaku manajemen, komitmen bukanlah sekedar dukungan saja tetapi lebih berimplikasi pada letak tanggungjawab manajemen dalam menjamin keberhasilan implementasi manajemen mutu.

DASAR BUDAYA MUTU UII

Untuk mengelola dan mengoperasikan sebuah UII dengan berhasil, bagi pimpinan perlu  mengarahkan, mengendalikan dan mengukur dengan cara sistematis dan transparan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Keberhasilan dapat tercapai jika penerapan  dan pemeliharaan sistem manajemen yang dirancang dapat untuk memperbaiki kinerja UII dan dapat memenuhi kepuasan kebutuhan semua pihak berkepentingan (pengguna jasa UII). Pengelolaan manajemen mutu pada organisasi UII mencakup berbagai disiplin ilmu lainnya, tidak sekedar ilmu manajemen saja. Ada delapan dasar manajemen mutu dapat dipakai oleh pucuk pimpinan untuk memimpin organisasi UII yang menuju ke  arah perbaikan kinerja, yaitu meliputi :

  • Orentasi perhatian terpusat pada kepuasan kebutuhan pengguna

Keberlangsungan hidup UII bergantung pada pengguna jasanya. Pengguna jasa  terbesar untuk UII adalah mahasiswanya. Oleh karenannya, sudah selayaknya jika UII hendaknya memahami kebutuhan sekarang dan mendatang mahasiswanya, tidak sekedar  memenuhi kebutuhan minimal saja tetapi berusaha melampaui harapan mahasiswanya.

  • Kepemimpinan

Pemimpin UII hendaknya menyusun perencanaan strategi untuk mencapai visi, misi,   kebijakan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui program-program yang telah disusun. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang memungkinkan semua karyawan dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian tujuan organisasi.

  • Melibatkan semua karyawan

Karyawan merupakan inti penggerak organisasi UII, baik karyawan administrasi maupun karyawan edukatif. Semua karyawan tidak memandang tingkatan hendaknya menggunakan segala kemampuannya  untuk dapat memberikan manfaat bagi organisasi yang menaunginya. Apa yang dapat saya berikan untuk UII, bukan saya dapat apa dari UII. Hidupilah UII, bukan mencari hidup di UII. Pernyataan ini perlu dibangun dan menjadi budaya bagi semua karyawan UII, tidak terkecuali anggota Badan Wakaf. 

  • Menekankan Proses bukan Hasil

Proses kegiatan merupakan hal penting dan utama bagi suatu proses kualitas. Hasil yang berkualitas tidak dapat dihasilkan tanpa proses yang berkualitas. Efisiensi akan terjadi secara sendirinya jika proses yang dilakukan berkualitas. Oleh karena itu optimalisasi sumberdaya yang dimiliki dan hasil kegiatan yang ingin dicapai perlu dikelola dalam suatu bentuk serangkaian proses.

  • Pengelolaan Manajemen UII Menggunakan Pendekatan Sistem

 Pengelolaan Manajemen UII menggunakan pendekatan sistem. Artinya, aktivitas yang diselenggarakan sebuah UII merupakan serangkaian banyak proses kegiatan yang banyak melibatkan karyawan dari berbagai unit kerja, sehingga tidak dibatasi oleh fungsi kegiatan. Karena itu dalam mengelola aktivitas tersebut terintegrasi dalam sebuah sistem. Tuntutan untuk mengetahui, memahami dan mengelola proses yang terkait sebagai sistem menjadi hal penting bagi semua orang sehingga setiap orang akan memberi sumbangan pada keefektifan dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya.

  • Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan

Keefektifan dan keefisienan dalam melaksanakan proses kegiatan tidak dapat diperoleh secara tiba-tiba tetapi perlu terencana dan terprogram serta tidak sesaat. Metode dan cara kerja dari setiap individu dalam organisasi dituntut untuk dapat menemukan metode dan cara yang efektif dan efisien, sehingga untuk mencapainya perlu perbaikan-perbaikan terus menerus.  Peningkatan perbaikan berkelanjutan terjadi jika secara periodik ada evaluasi terhadap metode dan cara kerja tersebut. Dengan demikian, perbaikan berkelanjutan organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan tujuan tetap dari organisasi.

  • Pendekatan fakta pada pengembalian keputusan

Sampai saat ini dikalangan pimpinan UII masih banyak yang memutuskan suatu kebijakan tidak didasarkan fakta, tetapi interpretasi pribadi. Hal ini mengakibatkan kebijakan yang diambil cenderung by accident atau sekedar trend sehingga hasil yang diperoleh minimalis atau kurang efektif/tidak tepat sasaran dan cenderung high cost (pemborosan) yang seharusnya tidak terjadi. Keputusan yang didasarkan pada analisa data dan informasi akan menghasilkan hasil yang efektif dan tepat sasaran.

  • Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan

Pada hakekatnya unit-unit kerja dalam satu organisasi UII merupakan mitra kerja, sehingga hubungan antar unit kerja adalah kemitraan. Hasil kerja (keluaran) unit satu akan menjadi dasar pekerjaan (masukan) unit kerja lainnya. Jika keluaran yang dihasilkan unit sebelumnya cacat maka akan membuat unit penerimanya harus memproses kembali agar dapat dikerjakan. Hal ini berarti unit penerima tidak diuntungkan. Akibatnya secara keseluruhan terjadi pemborosan baik waktu maupun  biaya. Oleh karena itu, perlu dibangun hubungan kemitraan yang saling menguntungkan agar tercapai efektivitas dan efisiensi dari proses aktivitas tersebut sehingga menciptakan nilai tambah. Hal ini juga berlaku bagi mitra di luar organisasi UII.   

(bersambung.........)

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.