Home > Manajemen Mutu > Implementasi Plan,Do,Check, Act dalam Wewenang dan Tanggungjawab.

Implementasi Plan,Do,Check, Act dalam Wewenang dan Tanggungjawab.

Pendahuluan

Wewenang dan Tanggungjawab (WT) merupakan kuncinya terlaksana atau tidaknya suatu aktivitas. Di wewenang dan tanggungjawab ini terletak fungsi perencanaan aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan. Wewenang dan tanggungjawab ini pula diskripsi pekerjaan dan tugas yang akan dilaksanakan oleh orang yang menduduki jabatan di unit organisasi tersebut. Wewenang dan Tanggungjawab ini perlu direkam dalam bentuk dokumen, sehingga akan memudahkan dalam mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan. Wewenangan dan Tanggungjawab dari unit satu dengan unit lain tidaklah sama, masing-masing sesuai dengan kekudukan dari unit tersebut. Oleh karena itu untuk merumuskan  wewenang dan tanggungjawab perlu dipertimbangkan dengan baik. Artinya, wewenang dan tanggungjawab tersebut bukan sekedar kumpulan semua aktivitas yang harus dijalankan tetapi beban aktivitas, dapat dijalankan, kelayakan dan kecukupan dari wewenang dan tanggungjawab perlu diharominisasikan atau diseimbangkan. Jangan sampai wewenang dan tanggungjawab ini terlalu berat untuk dijalankan atau tidak dapat dijalankan karena tidak sesuai dengan unit fungsi pelaksanaanya. Atau level wewenang dan tanggungjawabnya bukan pada unit fungsional, tetapi pada level yang lebih tinggi, level perencana. Dengan mempertimbangkan hal-hal teresebut, diharapkan rumusan wewenang dan tanggungjawab sesuai dengan unit-unit yang menjalankan. 

Tujuan Wewenang dan Tanggungjawab ditetapkan

Tujuan Wewenang dan Tanggungjawab ditetapkan adalah untuk mengetahui kedudukan suatu jabatan, ruang lingkup kerja unit organisasi, persyaratan yang dapat memangku jabatan tersebut, hirarkhi pertanggungjawaban (atasan langsung) jabatan tersebut, masa atau periode jabatan dan kewenangan dan tugas-tugas yang menjadi tanggungjawab dari jabatan tersebut. Disain wewenang dan tanggungjawab dalam sistem manajemen mutu ini sangat penting karena merupakan bagian yang harus memenuhi kausul 5 dalam standar ISO 9000, yaitu kausul tanggungjawab manajemen. Untuk memudahkan memetakan wewenang dan tanggungjawab dari unit organisasi maka pendekatan konsep Plan, Do, Check, Action (PDCA) dapat digunakan dalam hal ini.

Dimensi PDCA

Dengan pendekatan PDCA ini perumusan wewenang dan tanggungjawab lebih mudah dilakukan. Setiap level akan memiliki wewenang dan tanggungjawab yang sesuai dengan kedudukan sehingga beban tanggungjawab benar-benar sesuai dengan tingkatan level kedudukan unit organisasi.  Tentunya semakin tinggi level unit tersebut dalam organisasi maka komposisi dari Plan dan Check akan lebih banyak dibandingkan level di bawah. Level Top Management, fungsi Plan akan lebih besar dibandingkan fungsi lainnya. Level Midle Management, fungsi Plan akan lebih sedikit dibandingkan dengan Top Management. Sebaliknya, level Midle Management fungsi Do akan lebih banyak dibandingkan level Top Management. Demikian pula di level Lower Management fungsi Do lebih besar dibandingkan dengan kedua level diatasnya, dan seterusnya. 

Perlu diperhatikan, ketika mendisain wewenang dan tanggungjawab itu perlu meletakan dasar berpijak dari sebuah wewenang dan tanggungjawab secara jelas. Dasar pijakan dari sebuah jabatan antara lain bahwa setiap kegiatan yang dilakukan memiliki tanggungjawab, setiap kegiatan yang dilakukan dibatasi oleh kewenangan, Setiap kegiatan diuraikan dalam bentuk tugas-tugas, setiap hasil kegiatan yang dilakukan secara periodik harus dipertanggungjawabkan. Bertolak dari dasar pijakan tersebut maka rumusan level atau tingkatan pertanggungjawabanya menjadi sangat jelas. Karena peta dari wewenang dan tanggungjawab antara jabatan strategis dan jabatan operasional jadi semakin gamblang. Tentunnya jabatan level strategis dimensi plan akan lebih banyak daripada jabatan level operasional. Sebaliknya jabatan level operasional dimensi teknis atau oeperasional lebih banyak dibanding jabatan level strategis.

Implementasi konsep PDCA

Konsep PDCA yang pada hakekatnya merupakan siklus, maka pada implementasinya akan membangun budaya mutu yang continual improvement. Implementasi konsep PDCA untuk desain wewenang dan tanggungjawab dijabarkan berikut ini. Plan (perencanaan) yaitu apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya? Pada tahapan perencanaan ini, rumusan desain WT-nya diarahkan pada mengembangkan sasaran dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan organisasi atau sesuai persyaratan pengguna. Do (melaksanakan), yaitu mengerjakan yang direncanakan? Pada tahapan melaksanakan ini, rumusan desain WT-nya diarahkan pada melaksanakan strategi, kebijakan, dan proses-proses yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah ditetapkan dalam sasaran mutu atau sesuai persyaratan pengguna. Check (meriksa), yaitu apakah hasil yang terjadi sesuai dengan yang direncanakan? Pada tahapan memeriksa ini, rumusan desain WT-nya diarahkan pada memantau, mengevaluasi, mengukur kesesuaian proses-proses yang  telah dijalankan dan produk yang telah dihasilkan dengan kebijakan organisasi, sasaran mutu dan persyaratan produk yang telah ditetapkan. diperlukan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan kebijakan organisasi atau sesuai persyaratan pengguna. Action (tindaklanjut), yaitu apakah tindaklanjut yang akan diambil dengan hasil yang diperoleh dan upaya yang diperlukan untuk meningkatkan hasil yang diperoleh? Pada tahapan tindaklanjut ini, rumusan desain WT-nya diarahkan pada upaya-upaya tindakan untuk meningkatkan kinerja proses secara bekesinambungan. Penjabaran dari konsep PDCA ini ke dalam kata-kata operasional adalah sebagai berikut: 

Plan   : menyusun, merencanakan, mengkoordinasikan, mensosialisasikan, mengkomunikasikan, 
Do     : melakukan, melaksanakan, menerapkan, mengimplementasikan,  
Check: memeriksa, memonitor, mengecek, mengukur, mengevaluasi, mengoreksi
Act    : melaporkan, mempertanggungjawabkan, menindaklanjuti, memperbaiki, meningkatkan,

Penutup

Demikian,bentuk implementasi konsep PDCA dalam mendesain wewenang dan tanggungjawab dari sebuah kedudukan jabatan. Disarankan ketika mendisain wewenang dan tanggungjawab juga didesain pula indikator ukuran kinerja keberhsailannya yang dikaitkan dengan sasaran mutu di tingkat unit, sehingga ada kesinambungannya. Semoga bermanfaat dan dapat menjadi inspirasi.

 

 

 

Categories: Manajemen Mutu Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.