Archive

Archive for January, 2009

Auditing Continual Improvement

January 15th, 2009 No comments

Artikel ini diunduh dari www.iso.org tanggal 12 Januari 2009. Artikel ini sengaja kami sajikan sebagai mana apa adanya, dengan maksud ikut menyebarluaskan informasi tentang manajemen mutu yang berbasis ISO 9000.

How much improvement is “enough”?

 It should be emphasised that the requirement in ISO 9001:2000 is for continual improvement of the effectiveness of the QMS. Continual improvement emanates from the objectives set by top management, which should (at least) address: the improvement of internal efficiency (for the organization to remain economically competitive), individual customer needs, and the level of performance that the market normally expects. For example, in the aeronautical sector, the “acceptable rate” of non-conforming delivered product is zero percent, so it would not be useful for the organization to set objectives for an “improvement“ in this rate. However, it would be useful for the organization to have objectives aimed in improving its internal efficiency and its competitiveness (e.g. through innovation). Read more...

Quality Plan Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi

January 15th, 2009 Comments off

Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya, mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Perencanaan yang baik merupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga memudahkan untuk mewujud-kan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan, mungkin diujudkan dan mungkin dicapai. Berikut ini langkah-langkah perencanaan implementasi SMM ISO 9001:2000 : Read more...

Categories: Manajemen Mutu Tags:

Auditing a QMS which has minimum documentation

January 13th, 2009 Comments off

There can be disagreement between an auditor and an auditee on the absence of certain documented procedures, when the auditee presents only a quality manual and the six documented procedures specifically required by ISO 9001:2000. The differences in view between the auditor and the auditee can arise from differences in the interpretation of the ISO 9001 requirements contained in Clause 4.2.1, and the related Note, which state:

"4.2.1 General

The quality management system documentation shall include:

....

d) documents needed by the organization to ensure the effective planning, operation and control of its processes.

NOTE 2 The extent of the quality management system documentation can differ from one organization to another due to

a) the size of organization and type of activities,

b) the complexity of processes and their interactions, and

c) the competence of personnel."

The auditor should requests information on the auditee's operating processes and subsequently ask questions, record answers and observe staff at all levels (including administrative personnel, process owners and operators), to confirm that the actual working status conforms to the descriptions given.

Thereafter, the necessity for any documentation should be evaluated in the light of the observed need for consistency, and the role that any documentation could play in avoiding any significant, identified risks.

The reader is referred to the advice given in document referenced "ISO/TC 176/SC 2/N 525,

Sumber : www.iso.org, 12 Januari 2009

Understanding the process approach

January 12th, 2009 No comments

Helping an auditor to interpret the process approach

If an auditor does not understand or misunderstands the process approach, direct him or her to recognized information sources, such as the standard ISO 9000:2000 Quality management systems – Fundamentals and Vocabulary and the ISO 9000 Introduction and Support Package: Guidance on the Concept and Use of the Process Approach for management systems (document ISO/TC176/SC2/N544, available from http://www.iso.org/tc176/sc2 ). A certification body/registrar should ensure that all its auditors have received sufficient training regarding the new requirements in ISO 9001:2000, particularly those on the process approach. Thus, an auditor should realise that several steps are needed, including the following:

  1. determining the processes and responsibilities necessary to attain the quality objectives of the   organisation; 
  2. determining and providing the resources and information necessary; 
  3. establishing and applying methods to monitor and/or measure and analyse each process;
  4.  establishing and applying a process for continual improvement of the effectiveness of the QMS. Read more...
Categories: Manajemen Mutu Tags:

Guidance on cultural aspects of auditing

January 12th, 2009 No comments

Introduction

During the course of their career, auditors may be required to audit organizations with vastly different internal “corporate” cultures, and in varying ethnic, social, economic, political, or religious cultures.It is important for auditors to be sensitive to these cultural issues in order to avoid possible conflict, but at the same time remain impartial in carrying out the audit and achieve the objectives of the audit.

Auditors also need to be able to express themselves in terms that will be understood, especially where language is an issue. It is important to remember that it is the auditors’ responsibility to adjust to the auditee’s language skills and that a lack of language skills by auditees should not prejudice the audit outcome. Also, there may be different cultural and language aspects in separate parts of an organization, for example in multinational corporations. Read more...

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (4): Sistem Manajemen Mutu

January 10th, 2009 No comments

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, unsur ke 3 (tiga) adalah seperangkat (alat) yang digunakan digunakan untuk menjamin mutu. Alat ini merupakan sebuah sistem manajemen. Banyak sistem manajemen, namun sistem manajemen yang bisa digunakan untuk menjamin proses produk tidaklah banyak. Sistem Manajemen Mutu (SMM) berbasis ISO 9000, salah satunya. SMM ISO 9000, ini merupakan sistem manajemen berbasis proses (by process). Artinya, untuk menghasilkan produk yang baik sesuai dengan produk yang direncanakan, maka proses awal sampai akhir juga harus bermutu baik. Sistem manajemen ini pada pencegahan proses penyimpangan, sehingga sejak proses awal sudah harus baik. Fokus sistem manajemen ini, menekankan kepada kepuasan pelanggan (mahasiswa dan pihak pengguna jasa lainnya).  Ada juga sistem manajemen mutu yang berbasis pada hasil (by result). Sistem manajemen ini, titik tekannya pada pengukuran hasilnya. Tidak memandang bahwa proses bukan hal yang penting namun hasil itulah hal yang utama. Sistem manajemen ini lebih mengede-pankan pencapaian hasil yang maksimal sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh lembaga sertifikasi atau akreditasi. Read more...

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (3): Proses Produk

January 9th, 2009 No comments

Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi, unsur ke 2 (dua) yaitu proses produk yang akan dijamin. Untuk tahap awal sebuah perguruan tinggi yang akan menerapkan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi, maka tidak semua proses sekaligus dilakukan. Skala prioritas penting dilakukan. Proses utama itu yang perlu dijamin mutunya. Untuk mengetahui proses utama dari semua proses aktivitas perguruan tinggi, maka perlu dibuat mapping semua proses yang telah dilakukan oleh perguruan tinggi. Proses yang selama ini dilakukan dan telah menjadi rutinitas adalah penyelenggaraan pendidikan. Oleh karena itu proses penyelenggaraan pendidikan ini yang perlu dijamin proses pelaksanaannya sehingga produk yang dihasilkan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pasar lulusan perguruan tinggi. Read more...

Seteguk Air di Padang Pasir

January 3rd, 2009 No comments

Antara ada dan tiada. Sama saja. Apalah artinya jika sesorang antara ada dan tiada. Keberadaannya tidak diakui. Ada tidak ada yang peduli. Tidak ada, tidak ada yang mencari. Penghargaan dan pengakuan terhadap individu itu sangat penting. Karena hal ini akan menumbuhkan movitasi tersendiri bagi individu tersebut. Dalam sistem manajemen mutu aspek penghargaan ini sangat penting dan merupakan hal yang sangat krusial. Hal ini merupakan faktor pendorong bagi individu untuk mengimplementasikan ISO 9000. Apalagi ketika awal tahap pengimplementasian ISO 9000 merupakan tahap yang paling berat,  resistensi pelaku-pelaku organisasi baik dosen, karyawan, ketua prodi, dekan, rektor dan pejabat struktural lainnya kadang membuat frustasi dan putus asa. Untuk dapat menggerakkan kembali maka perlu motivasi.

Read more...

Mutu "Pencegahan bukan Perbaikan"

January 3rd, 2009 No comments

Mutu adalah kesesuaian. Kesesuaian antara kebutuhan yang dipersyaratkan dengan harapan yang direalisasikan. Artinya, tidak ada penyimpangan antara kebutuhan dan harapan. Tidak ada penyimpangan persyaratan. Dalam konteks manajemen mutu penyimpangan bagaikan toksin (racun). Semakin tinggi kadar racun semakin membahayakan tubuh. Kadar racun yang terlalu tinggi bisa mematikan tubuh. Hal ini juga sama dalam organisasi perguruan tinggi. Semakin tinggi penyimpangan berarti semakin banyak persyaratan yang dilanggar. Artinya, di organisasi perguruan tinggi tersebut banyak racunnya. Kadar racun yang terlalu tingi dapat mengakibatkan matinya organisasi atau bangkrutnya perguruan tinggi tersebut. Hal ini tentunya tidak dikehendaki oleh stakeholder. Tentunya, ketidaksesuaian dengan persyaratan itu harus dicegah. Bukan diperbaiki. Terlalu mahal biaya perbaikan. Karena perbaikan tidak mengatasi penyebab penyimpangan tetapi hanya mengkoreksi hasil yang tidak sesuai. Jika tidak terjadi penyimpangan maka tidak akan ada biaya perbaikan, sehingga biaya perbaikan bisa dihemat. Sebaliknya, jika terjadi penyimpangan maka akan dikeluarkan biaya perbaikan akibatnya biayanya menjadi lebih tinggi.

Read more...