Home > Audit Mutu Internal > Audit SMM "Minimalis" Dokumen

Audit SMM "Minimalis" Dokumen

Pertentangan antara auditor dan auditee timbul, bila dokumen yang tersedia untuk diaudit sangat terbatas atau hanya sedikit. Misalnya, auditee hanya menyajikan 1 (satu) dokumen Manual Mutu dan 6 (enam) prosedur standar yang disyaratkan dan diminta oleh ISO 9001:2000. Hal ini timbul karena  adanya perbedaan interpretasi antara auditor dan auditee dalam menafsirkan klausul 4.2.1 dari standar ISO 9001:2000.Dalam klausul ini, dinyatakan bahwa :

"4.2.1 Lain-lain                                                                                                                          

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup :                                                                      ....                                                                                                                                                            

d)  dokumen-dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan efektif,                 operasi dan kontrol dari proses.

CATATAN 2: tingkatan dokumentasi  sistem manajemen mutu dokumentasi dapat berbeda dari satu organisasi dengan organisasi yang lain karena :

a) ukuran organisasi dan jenis kegiatan,

b) kompleksitas proses dan interaksi, dan

c) kompetensi personil. "

Auditor yang harus meminta informasi kepada auditee mengenai bekerja suatu proses operasionalnya suatu sistem dengan  mengajukan pertanyaan, untuk memperoleh jawaban atau penjelasan dan mengamati catatan staf di semua tingkatan (termasuk personil administrasi, proses kepemilikan dan personil operator). Hal ini dilakukan oleh auditor untuk mengkonfirmasikan proses sebenarnya dari bekerjanya suatu sistem. Untuk menyatakan bahwa proses tersebut dalam keadaan status conforms, sehingga perlu juga diberi penjelasan dari temuan tersebut.

Selanjutnya, kebutuhan untuk dokumentasi harus dievaluasi dengan jelas,  diamati konsistensi, serta perlu dievaluasi pula peran dari dokument tersebut agar dapat terhindar dari setiap kemungkinan yang secara signifikan mungkin terjadi dan mengidentifikasi risiko yang mungkin ditimbulkan dari ketidakter-dokumentasian prosedur yang terkait. (BQst)

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.