Home > Audit Mutu Internal > "Rektor" pun Tidak Kebal Audit Mutu Internal?

"Rektor" pun Tidak Kebal Audit Mutu Internal?

Audit Mutu Internal dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2000, proses audit merupakan suatu hal yang rutin dilaksanakan dan persyaratan yang harus dilaksanakan oleh Perguruan Tinggi yang mengimplementasikannya. Meskipun hasil seluruh audit akan dilaporkan kepada Rektor, namun Rektor pun tidak kebal audit. Artinya, rektor pun harus diaudit. Menyadari bahwa dari hasil audit terhadap Rektor merupakan isu sensitif, maka diperlukan prosedur audit yang lebih matang dan terencana dengan baik.

Auditor yang mengaudit Rektor, seyogyanya mengundang beliau untuk bersedia diaudit sesuai skedul yang telah disepakati dan disetujui. Bentuk audit mutu internal untuk Rektor ini berupa forum rapat tertutup. Fokus utama dari audit mutu internal terhadap Rektor adalah mencari bukti komitmen dan kepemimpinan rektor terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah dideklarasikan dan telah menjadi ketetapan organisasi. Sebagai bentuk tanggungjawab beliau sesuai dengan standar atau klausul nomor 5 yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2000.

Auditor melakukan wawancara terhadap rektor untuk memperoleh bukti komitmen dan kepemimpinan yang telah dilakukan oleh beliau, mendiskusikan temuan-temuan audit secara langsung dengan beliau, mencari bukti komitmen dan kepemimpinan beliau dalam mengupayakan pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan, menetapkan strategi-strategi dalam mengatasi hambatan pencapaian sasaran mutu, dll. Auditor harus bisa memperoleh bukti tersebut. Karena berhasil atau tidaknya SMM ISO 9001:2000 ini terim-plementasi bergantung pada komitmen dan kepemimpinan Rektor. Hal ini menjadi sangat penting bagi keberhasilan dan keberlangsungan SMM ISO 9001:2000 dalam mencapai visi organisasi ke depan. Inilah alasan utama untuk mengaudit seorang Rektor. Audit Mutu Internal terhadap rektor ini tidak hanya fokus mutu tetapi juga untuk mengukur tingkat efektifitas dan efisiensi pengelolaan organisasi.

Perencanaan

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh Auditor sebelum melakukan audit terhadap Rektor, auditor harus mampu untuk mengidentifikasi dan ;

a) memahami organisasi dan struktur manajemen, dengan meninjau informasi seperti grafik                    organisasi, laporan tahunan, rencana strategis dan rencana operasional organisasi, profil organisasi,     siaran pers, situs web,

b) melakukan rencana audit yang telah ditentukan dan mengumpulkan informasi yang relevan tentang      komitmen rektor, langsung dari wawancara dan manajemen tingkat bawahnya,

c)  memahami budaya organisasi dan gaya manajemen, dalam rangka untuk menentukan dampaknya       pada rencana audit - dan membuat penyesuaian-penyesuaian sehingga audit bisa memperoleh            informasi yang diperlukan .

d) auditor menggunakan pendekatan profesional dan independen, dengan berlandaskan pada kode          etik auditor dan kode etik organisasi.

e) merencanakan waktu atas pengelolaan wawancara, untuk menjamin kenyamanan dan ketepatan           waktu.

Pelaksanaan Audit

Secara umum metode untuk evaluasi atas komitmen rektor dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Wawancara dengan Rektor

Dalam melakukan wawancara dengan Rektor, seorang auditor dapat menggunakan terminologi yang sesuai etika akademik dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang relevan, serta
a) berusaha untuk mendapatkan bukti atas pengelolaan kesadaran mutu dan komitmen terhadap             kualitas dan relevansi dengan tujuan organisasi secara keseluruhan serta sistem manajemen                 organisasi
b) menilai kesesuaian bukti yang diperoleh dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000 klausul 5,                 tentang tanggung jawab manajemen.

2. Mengumpulkan dan Mengkolaburasi bukti

Auditor / tim audit harus terus mencari peluang untuk mempertegas jawaban yang diterima dari rek-tor ketika diwawancarai, termasuk :
a) ketersediaan dan relevansi kebijakan dan tujuan
b) pembentukan hubungan antara kebijakan dan tujuan
c) mendapatkan bukti bahwa kebijakan-kebijakan dan sasaran yang efektif dan dimengerti di                   seluruh organisasi
d) menentukan apakah kebijakan dan sasaran yang tepat untuk terus memperbaiki mutu dan sistem        manajemen untuk pencapaian kepuasan pelanggan.
e) menentukan apakah keterlibatan rektor dalam pengelolaan tinjauan.

Jika dirasa kurang, auditor dapat melakukan tambahan wawancara dan mengumpulkan bukti yang mungkin diperlukan guna mendukung bukti yang diperlukan. Tim audit harus memastikan bahwa se-tiap tambahan bukti atas komitmen manajemen juga dikumpulkan. Auditor/audit tim harus meme-riksa bukti-bukti yang dikumpulkan, untuk memastikan ke-lengkapan dan ketepatan informasi, dan untuk memberikan keyakinan pada kesimpulan yang diambil.

Laporan Audit

Auditor harus menyiapkan laporan auditnya sehingga dapat digunakan untuk presentasi ke Rektor sebagai laporan. Tim Audit perlu untuk menyusun ringkasan eksekutif dari laporan audit, dan untuk presentasi ke Rektor dan Pimpinan Puncak lainnya (Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, dsb).Ringkasan eksekutif harus menyorot temuan-temuan, baik bersifat positif maupun negatif, serta mampu atau berpotensi mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

Catatan: Rektor/Wakil Rektor/Dekan/Wakil Dekan/Direktur/Ketua Prodi

Sumber : www.iso.org, 12 Januari 2009 yang telah disesuaikan

 

 

 

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.