Home > Manajemen Mutu > Orchrestra Approach Model Manajemen Perguruan Tinggi

Orchrestra Approach Model Manajemen Perguruan Tinggi

Latar Belakang 

Organisasi merupakan sistem yang terbuka yang dapat dipengaruhi tapi juga dapat dipengaruhi oleh lingkungannya. Sedangkan lingkungan itu sendiri merupakan sistem yang dinamis. Untuk dapat sukses dalam lingkungan yang senantiasa berubah ini, maka organisasi haruslah tanggap terhadap kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi, dapat membaca trend-trend penting dan dapat melakukan penyesuaian secara cepat.

Dalam kondisi seperti ini, banyak organisasi yang telah melakukan penyesuaian dengan menitikberatkan usaha peningkatan kualitas dan efisiensi. Selain itu, struktur organisasi cenderung untuk beralih dari bentuk birokrasi dan herarkhi ke arah struktur yang lebih melebar ke samping. Tujuannya kendala-keandala yang timbul karena posisi atau herarkhi dapat diminimumkan. Di satu sisi terjadi penghilangan berbagai tipe pekerjaan sedangkan di lain pihak terjadi penciptaan tipe-tipe pekerjaan baru. Menghadapi situasi demikian, organisasi mau tidak mau harus menyesuaikan diri agar dapat mencapai tujuan jangka panjangnya dan merealisasikan visinya.

ORCHESTRA APPROACH MODEL

Seiring terjadi perubahan lingkungan organisasi dan persaingan ketat (hiper competitive) antara program pasca sarjana dari satu universitas dengan universitas lain dalam menawarkan program-program studinya, maka perlu dilakukan reinvensi-organisasi pengelolaan suatu program pasca sarjana. Model Organisasi yang cocok dengan keadaan yang demikian ini diibaratkan sebagai model organisasi suatu orkestra (Drucker, Peter., 1991). Dalam suatu orkestra performer dengan kemam-puan berkonsentrasi untuk menyempurnakan kompetensi professional mereka, sementara seorang kondaktur mengkoordinasikan keseluruhan performance. Performer-performer dengan kemampuan spesial yang sama dalam suatu tim kerja yang self managed beroperasi tanpa hirarkhi birokratis. Akan tetapi untuk menghasilkan musik yang indah, setiap performer harus menciptakan keseimbangan antara konsentrasi dan tanggungjawab dalam kelompoknya sendiri dengan kerja sama antar kelompok. Mereka harus memahami kelompok-kelompok yang lain agar dapat mengidentifikasi kemungkinan kerjasama yang sesuai dan peningkatan yang saling menguntungkan. Mereka harus mampu berfungsi  sebagai soloist, ensemble palyers dan sebagai member dari orkestra.

Model Organisasi ini mengutamakan proses dan bukan struktur yaitu hubungan kerja, komunikasi dan fleksibilitas untuk mengkombinasikan sumber-sumber daya lebih penting daripada jalur formal dan hubungan pelaporan dalam struktur organisasi. Dalam hal ini, yang dianggap penting bukanlah bagaimana tanggungjawab dibagikan akan tetapi bagaimana sumberdaya manusia dapat ditarik menjadi satu kesatuan yang terkoordinasi dengan baik untuk menciptakan peluang. Dimensi vertical menjadi kurang penting, sedangkan dimensi horizontal menjadi kunci keberhasilan kerjasama. Model organisasi ini dikatakan sebagai organisasi yang reinvented yaitu organisasi yang dihidupkan kembali dengan bentuk dan isi yang baru yang cocok dengan kondisi dan situasi yang dinamis.

VISI

Untuk menghidupkan kembali organisasi, diperlukan adanya cita rasa yang benar-benar baru mengenai ke mana organisasi itu akan bergerak dan bagaimana mencapainya. Organisasi perlu memahami trend-trend yang muncul akan tetapi hal itu saja tidaklah cukup untuk membawa  ke jenjang kesuksesan. Diperlukan cara spesifik agar organisasi berada dalam keadaan yang fit dengan lingkungan. Sehubungan dengan hal tersebut, visi digunakan sebagai katalisator pencapaian tujuan, sebagai prinsip utama kegiatan organisasi.

Untuk membentuk dan mengkomunikasikan visi organisasi yang baru, organisasi memerlukan seorang pemimpin yang memiliki kombinasi keahlian mental prower untuk menciptakan visi, practical ability untuk menggiring organisasi ke arah tujuan, dan alignment  untuk meluruskan dan menjajarkan kembali barisan sumberdayanya.  Menciptakan visi merupakan tugas pertama seorang pemimpin. Selanjutnya, pemimpin harus dapat menarik sumberdaya manusianya agar mau membantu merealisasikan visi tersebut dengan usaha agar mereka mau mengadopsi visi organisasi yang baru tersebut sebagai visi pribadi mereka dan dengan sharing tanggungjawab dalam usaha pencapaian tujuan. Proses ini disebut alignment, alignment ini akan membentuk kecocokan antara tujuan organisasi dan pribadi yang diharapkan dapat menciptakan rasa antusias dalam melaksanakan reinvensi. Dengan adanya alignment, diharapkan adanya perubahan anggapan "us versus them menjadi " we are all in this together". Beberapa hal sederhana yang dapat membantu terciptanya anggapan ini adalah :

a.     adanya sistem review yang bersifat dua arah

b.     adanya sistem kekeluargaan dalam organisasi

c.     menganggap karyawan sebagai partner

d.     desentralisasi otoritas

e.     self management

Untuk memulai proses reinventing organisasi, terdapat beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan, yaitu :

  1. Organisasi yang memiliki lingkungan yang mendukung adanya peningkatan/pengembangan individu akan menarik orang-orang yang berbakat. 
  2. Di dalam organisasi, peran baru seorang manager adalah untuk mempertahan-kan suasana yang mendukung adanya pengembangan individu. 
  3. Sistem kompensasi yang berpedoman pada performer dan innovation diperlukan karena orang-orang berbakat menghendaki adanya ownership baik secara mental maupun literal. 
  4. Manajemen top down authoritarian harus beralih ke manajemen network di mana orang-orang saling belajar, di mana setiap orang merupakan sumber pengetahuan bagi orang lain, dan di mana setiap orang memperoleh dukungan dari berbagai arah. 
  5. Adanya entrepreneurship dalam organisasi harus dipertahankan karena dapat mempertahankan orang-orang yang kreatif dan memiliki intiusi yang tajam. Kualitas tetap meruapakan elemen utama yang harus ada Lebih mengutamakan kreativitas dan intuisi.

Restrukturisasi dapat merupakan suatu keharusan karena dituntut kebutuhan. Struktur organisasi harus mendukung adanya kreativitas dan inovasi dan tidak terbentur pada kendala hirarkhi. Oleh karena itu, struktur organisasi lebih flatter dari sebelumnya dan terdiri dari unit-unit responsibility center yang didukung oleh para tenaga ahli melalui jalur structural yang berbeda. Para tenaga ahli melalui jalur structural tersendiri, membantu para responsibility center secara tidak langsung, yaitu lepas dari lini otoritas utama, dan memiliki wewenang dalam hal pengambilan keputusan. Restrukturisasi dapat memberi dampak kepada budaya organisasi. Perubahan struktur yang essential, tanpa disertai perubahan sikap, pola komunikasi dan nilai yang mendukung kebutuhan struktur tersebut, akan menjadikan restrukturisasi tersebut sebagai "macan kertas".

MANAGEMENT ORIENTASI PROSES

 Sadar atau tidak, kinerja proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi seringkali tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pelanggan. Apalagi jika kinerja bisnis  oranganisasi tersebut dibandingkan dengan kinerja proses bisnis dari para pesaingnya. Ketika pelanggan menginginkan suatu pelayanan yang memakan waktu tidak lebih dari 15 menit, dan perusahaan memberikannya waktu lebih dari 30 menit, dan ini memang standar tercepat yang bisa diberikan maka tentu saja kinerja tersebut tidak dapat diterima oleh pelanggan. Artinya, orientasi persaingan bisnis telah mengalami suatu perubahan yang mendasar, bukan lagi faktor harga produk sebagai faktor keunggulan bersaing tetapi justru proses bisnis sebagai competitive advanted-nya. Terlepas apakah organisasi tersebut bergerak dibidang jasa atau barang, organisasi-organisasi modern telah memulai orientasi persaingan melalui proses bisnis. Manajemen organisasi yang telah mengadop proses sebagai orientasi bisnis, yaitu Total Quality Management.

TQM berusaha menciptakan atmosfir dimana pelaksanaak kerja yang benar sejak dari awal sampai menjadi tujuan. TQM mengubah anggapan bahwa kualitas diinspeksi setalah aktivitas menjadi kualitas yang kemudian didisain dan dihadirkan di setiap aktivitas. Fokusnya adalah pada penurunan biaya dan perbaikan mutu yang meningkatan berkesinambungan.  Banyak organisasi yang telah mengaplikasikan prinsip-prinsip TQM tetapi masih mengalami banyak kendala karena adanya sistem birokrasi tiap departemen beroperasi menurut kepentingan kelompoknya sendiri dan saling melempar tanggungja-wab apabila ada permasalahan. Karena kondisi inilah, maka hambatan terhadap pencapaian efektivitas organisasi menjadi semakin besar. Untuk itu, diperlukan adanya perubahan secara radikal dimana organisasi di pecah-pecah untuk kemudian disusun kembali menjadi struktur yang benar-benar berorientasi pada proses.

ISO 9000

Untuk menghasilkan suatu proses yang benar-benar sesuai dengan kualitas yang dikehendaki oleh pelanggan, maka perlu ada jaminan kualitas dalam proses bisnisnya.  Pengelolaan proses yang demikian ini dikenal sebagai quality systems approach.  Dalam pendekatan ini quality systems yang berjalan di organisasi tersebut dinilai oleh pihak eksternal organisasi (dalam hal ini badan sertifikasi). Quality systems tersebut dituangkan dalam standar formal yang dikeluarkan oleh International Organisation for Standardisation (ISO). yang dikenal yang ada dalam organisasi tersebut dapat dinilai oleh badan sertifikasi tersebut, maka badan sertifikasi mengeluarkan standar formal  standar yang digunakan yaitu Internasional Organisation for Standardisation (ISO).

 

 

Categories: Manajemen Mutu Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.