Home > Manajemen Mutu > Mengapa Mengimplementasikan ISO 9001:2000 ?

Mengapa Mengimplementasikan ISO 9001:2000 ?

Latar Belakang 

PENERAPAN sistem manajemen mutu ISO 9000 saat ini telah mencakup berbagai bidang yang sangat luas, tidak terbatas pada sektor industri manufaktur. Dari sektorjasa perbankan, asuransi, pendidikan, perhotelan, telekomunikasi, transportasi, bisnis teknologi informasi, sampai industri petrokimia. Pesatnya perkembangan jumlah perusahaan yang menerapkan ISO di dunia itu tidak terlepas dari perkembangan lingkungan strategis,khususnya perubahan tuntutan dan perilaku konsumen.  Secara terperinci perubahan tersebut dikelompokkan menjadi:

Pertama, Emerging market. Pada saat ini telah demikian beragam dan dibanjiri banyak produk impor yang merupakan substitusi produk dalam negeri. Ditopang oleh kemudahan yang diberikan pemerintah berupa insentif pajak, penurunan bea masuk, perubahan aturan perundangan dalam kerangka AFTA, APEC dan terakhtrkarena keterikatan dengan IMF, dengan mudah orang mendapatkan Permit, Surat Ijin Usaha Tetap (IUT) dan Surat Ijin Operasi, baik yang berstatus PMA, Joint Venture ataupun PMDN. Jika dahulu karakter pasar adalah semi captive market yang oligopolistik, kini berubah menjadi pasar global yang kompetitif {competitive market}. Pelaku bisnis di Indonesia menyadari bahwa pasar yang terbuka hanya dapat dilayani oleh produk-produk terbaik yang diproduksi dengan proses yang konsisten. Hal itu hanya dapat terjadi jika perusahaan telah menerapkan sistem manajemen yang menjamin konsistensi manajemen yaitu ISO 9000.

Kedua, second curve of life cycle. Kehidupan pasti melalui suatu kurva "S" yang merepresentasikan tahap lahir, tumbuh, belajar, menjadi dewasa, berhasil sukses, menjadi tua dan akhirnya mati. Kalau perusahaan sudah "tua" pada dasarnya akan "mati". Apabila perusahaan dan produknya masih ingin tetap hidup, diminati dan menciptakan loyalitas pelanggan, maka perusahaan harus melakukan migrasi dari kehidupan kurva pertama ke kehidupan kurva kedua. Organisasi harus melakukan penyegaran. Bisnis yang mengandalkan dan atau ditopang captive market yang besar, lambat laun akan mengalami masalah cash-flow karena per-saingan yang semakin tajam. Agar tetap dapat menjalani "kehidupan" kembali secara wajar, organisasi harus mulai merancang kembali (redesign) orientasi usahanya, rekayasa ulang infrastruktur bisnis (reenginering) maupun perampingan (downsizing). Pengembangan target segmen pasar harus lebih diarahkan pada sektor yang kompetitif, dengan konsumen yang kritis.

Ketiga, environmental sound business practices. Trend perkembangan bisnis di masa depan semakin dilingkupi oleh tuntutan dan prasyarat-prasyarat teknikal dari konsumen yang semakin ingin produk berkualitas dan produk ramah lingkungan. Green consumers mensyaratkan produk-produk barang maupun jasa yang ramah lingkungan dan diproses secara ramah lingkungan. Organisasi harus mempertahankan citranya di mata konsumen dan masy'arakat sebagai perusahaan yang mengako-modasi persyaratan lingkungan dan mengutamakan standar internasipnal di bidang manajemen lingkungan (ISO seri 14000) dari produknya, baik berupa barang maupun berupa jasa.

Keempat, quest for competitiveness. Perubahan cara pandang terhadap kebutuhan konsumen dengan penekanan pada matriks kompetisi merupakan cara yang paling mudah untuk mempertahankan pertumbuhan pendapat-an, pertumbuhan laba dan eksistensi organisasi. Pertumbuhan organisasi bukan fungsi dari perubahan kondisj eksternal semata. Oleh karena itu kita tidak dapat menerangkan pen-dekatan eksternal terhadap urgensi pembenahan organisasi secara internal. Dalam model pertumbuhan Greiner, organisasi harus terus melakukan pembenahan internal tanpa menunggu tuntutan dari pihak luar. Organisasi harus semakin efiesien (smallef), semakin baik (better) dan memiliki keunikan yang berbeda dari pesaingnya (different unique). Agar semakin efisien organisasi harus melakukan restrukturisasi portofolio usaha dan merampingkan buku induknya (downsizing the headcount). Agar semakin baik organisasi harus melakukan proses rekayasa ulang (reenginee-ring) dancontinuous improvement. Untuk itu dibutuhkan pedoman sistem kerja yang baku yang menjamin proses continuous improvement yang berdaya guna dan berhasil guna.

Kelima, quality trends. Trend pasar internasional bagi segala macam produk saat in menuntut standar kualitas atau mutu yang semakin tinggi. Standar tersebut bahkan telah diratifikasi oleh sebuah organisasi standar mutu internasional yaitu ISO (International Organization for Standardization). Konsumen hampir di seluruh belahan dunia saat ini menuntut sertifikat ISO 9001:2000 sebagai minimum requirements. ISO 9001:2000 yang mengatur sistem manajemen mutu ini menjadi empat kelompok elemen, yaitu: Management Responsibility, Resource Management, Process Management (terdiri dari Input-Proses-Output), dan Measurement & Anafysis Improvennent. Satu kelebihan ISO  ini adalah dimasukkanya variabel pengukuran kepuasan pelanggan. Agar produk Indonesia kompetitif di pasar internasional maka dengan datangnya era mutu ini, semua proses bisnis tradisional dan konvensional berbasis waktu dan target harus diubah menjadi proses berbasis mutu sesuai standar ISO 9000. Begitu tingginya "daya jual" ISO 9000, sehingga semakin banyak perusahaan berlomba untuk memperoleh dan mempublikasikannya.

Keenam, economic crisis turbulance. Alasan terakhir  dan paling utama dari kebutuhan penerapan ISO 9000 bagi organisasi adalah turbulensi kondisi ekonomi akibat krisis. Ketidakpastian kurs valuta asing, fluktuasi permintaan luar negeri, penurunan daya serap pasar domestik, suku bunga tinggi dan sejumlah variabel ketidakpastian pasar lain, menyebabkan organisasi sangat membutuhkan prosedurdan sistem yang men-drive dan mengarahkan organisasi untuk bekerja secara konsisten.

Enam kecenderungan yang terjadi dilingkungan strategis itulah yang mendorong berbagai organisasi bisnis menerapkan ISO 9000 yang selain dapat menjamin konsistensi sistem operasi perusahaan juga dapat dijadikan promotion tools yang efektif. Tidakkah Perguruan Tinggi menyadari telah terjadi perubahan yang mendasar dari lingkungan bisnisnya? Hanya ada dua pilihan Mati atau Mutu. Mati perlahan  karena tidak bisa mengikuti perubahan lingkungan. Berubah menjadi berMutu karena ingin hidup.

MODEL ISO 9001:2000

Model ISO 9001 yang berlaku saat ini,  lebih fokus pada  Sistem Manajemen berbasis proses (process base) yang lebih fleksibel terhadap modifikasi untuk menjamin kepuasan pelanggan. Keunggulan dari Sistem Manajemen ISO 9001:2000 ini adalah adanya sistem pengukuran kepuasan pelanggan, dibukanya saluran komunikasi pelanggan, pengukuran sistem kinerja, pengukuran output, item untuk review manajemen yang lebih baik, dan dipergunakannya audit internal sebagai rekomendasi proses improvement.  

Implementasi sistem manajemen ini bertujuan (1) Menciptakan ketahanan organisasi (organization resilience) yang memampukan organisasi dalam menghadapi kesulitan, kondisi krisis dan turbulensi bisnis; (2) Menyesuaikan perubahan lingkungan (conducive environment) dengan penerapan, model operasi yang adaptif; (3) Keseimbangan kinerja (balanced performance) dengan dukungan manusia unggulan dan strategi proses yang efektif; (4) yang paling utama adalah untuk menciptakan suatuOpen System dari organisasi bisnis terkait dengan lingkungan pemilik yang banyak (multiple proprietary environment) yaitu konsumen individual, konsumen industri, masyarakat, shareholder, stakeholder dan terutama pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen yang Open system , karena dalam sistem ini,  mencakup pula sistem saran, sistem operasi, sistem komunikasi, ruang diskusi, media inovasi dan sistem informasi yang lebih efektif yang memampukan organisasi untuk menangkap setiap peluang baru secara proaktif, mengkaji permintaan pasar baru secara efektif dan mengakomodasi kebutuhan konsumen secara adaptif.

Suatu sistem standar akan memiliki tingkatan tertentu yang merupakan level of preference dari konsumen. Level pertama adalah sistem standar generic, yaitu standar umum yang sudah harus ada dan diterapkan dalam setiap organisasi. Level kedua berupa standar expected, yaitu standar-standar tertentu yang diterapkan perusahaan karena standar itu menjadi harapan konsumen. Level ketigaadalah strandar aughmented, yaitu standar tentang hal-hal lain yang jika diterapkan perusahaan, niscaya konsumen akan memilih produk kita dibandingkan produk pesaing. Standar ini menjadi nilai "unik" yang membedakan bisnis kita dengan pesaing. Level keempat adalah potential, yakni standar yang diterapkan perusahaan karena departemen Research&Development-nya mampu menemukenali sebagai hal-hal yang diharapkan konsumen di masa datang. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 merupakan sistem yang fleksibel sehingga untuk menyesuaikan ke tingkatan level yang dibutuhkan oleh konsumen sangat mudah  dilakukan dan disesuaikan dengan level of preference dari konsumen.

ASPEK FINANSIAL

Setiap organisasi selalu memiliki berbagai jenis resources base dalam menjalankan operasionalnya. Faktor-faktor tersebut terdiri dari: manusia (people), operasi Internal (internal operations), pelanggan (customer) dan faktor keuangan (financial). Aspek manusia terdiri dari variabel kompetensi dan karakter, motivasi dan moral, kreativitas dan inovasi. Operasi internal terdiri dari variabel struktur dan rantai proses, tenggang waktu proses (cycle time), kecepatan dan akurasi output.

Terkait dengan aspek pelanggan adalah kepuasan pelanggan dan loyalitas pelanggan. Aspek finansial terdiri dari sistem perputaran kas (cash to cash account receiveable), penyerahan jasa dan penerimaan dana, biaya operasi, serta pendapatan dan keuntungan. Hal ini adalah salah satu faktor yang dipertimbangkan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000. Pertimbangan yang dimaksud, adanya penerapan ISO 9000 ini menjadi stimulus untuk perbaikan proses operasi, rantai nilai dan sistem kerja organisas, serta sebagai bahan kajian dan analisis manajemen dalam pengambilan keputusan. Sertifikatikasi ISO 9000, tidak hanya bertujuan   untuk memperoleh label global recogni-zed, agar tidak ketinggalan trend, tanpa pernah memperhitungkan cost-benefit. Tetapi perolehan sertifikat ISO 9000 seharusnya diikuti efisiensi biaya operasi dan overhead cost secara signifikan, karena dengan terdokumentasinya setiap aktivitas organisasi dalam quality manual, system level procedure, procedure, work instruction dan process control activities, setiap proses produksi dan proses operasi adalah proses yang bernilai tambah, sekaligus mereduksi proses tak bernilai tambah yang tidak efisien dan tidak efektif.      

Pengembangan dan sertifikasi sistem mutu masih harus dipandang sebagai Investasi bukan biaya, meskipun masih banyak yang menganggap sebagai biaya promosi atau biaya pemasaran. Jarang sekali perusahaan (termasuk perguruan tinggi) yang memasukkan biaya sertifikasi ISO dalam pos investasi. Akibatnya, orientasi karyawan dalam bekerja tidak sepenuhnya dijiwai oleh semangat ISO itu sendiri. Padahal perolehan dan penerapan sertifikat ISO seharusnya dapat memicu perolehan pendapatan perusahaan yang lebih tinggi karena terjadinya proses improvement dalam sistem kerja, sistem operasi, sistem koordinasi dan sistem pembentukan biaya kerja perusahaan yang lebih baik. Penerapan sertifikat ISO 9000 harusnya memberikan nilai tambah finansial kepada organisasi. Namun demikian yang perlu dikaji lebih jauh adalah efektifitas dari nilai tambah itu dalam mendukung kinerja operasi secara keseluruhan. Karena, apapun alasannya tujuan akhir dari penerapan sertifikat ISO adalah untuk men-drive leverage organisasi agar menjadi organisasi bisnis yang sehat atau sound business practice.

PENDEKATAN MENGUKUR EFEKTIFITAS SISTEM MUTU SECARA FINANSIAL

Terdapat tiga pendekatan untuk mengukur efektifitas sistem mutu secara finansial: Pertama, Pendekatan Biaya Mutu. Pendekatan ini akan menghitung biaya yang berkaitan dengan mutu produk (barang atau jasa), baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Elemen biaya internal meliputi biaya untuk tindakan pencegahan dan biaya untuk verifikasi, pengujian dan inspeksi. Biaya yang disebabkan oleh hal-hal tersebut di atas dapat dipostingkan dalam biaya investasi. Elemen biaya internal lainnya adalah biaya kegagalan produk sebelum diserahkan kepada pelanggan, seperti biaya pengerjaan ulang (rework), verifikasi ulang, cetak ulang dan lain sebagainya. Elemen biaya eksternal meliputi biaya yang timbul karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan persyaratan sehingga menimbulkan biaya-biaya lain seperti perbaikan, penggantian dan revisi. Semua biaya kegagalan baik internal maupun eksternal harus dihitung sebagai biaya kerugian. Dalam ISO 9001 versi tahun 2000, pendekatan biaya mutu diatur dalam elemen: 7.3.2. Design and development Inputs, 7.3.3. Design and development Outputs, 7.3.4. Designand Development Review, 7.3.5. Design and Devetopment Verification, 7.3.6. Design and Development Validation.

Kedua, Pendekatan Biaya Proses. ISO 9001 versi tahun 2000 yang memberi penekanan pada process base, berisi pedoman pokok untuk melakukan analisis biaya berdasarkan proses. Berdasarkan proses operasi, biaya yang timbul dapat melakukkan menjadi dua macam: Biaya kesesuaian dan Biaya ketidaksesuaian. Biaya kesesuaian adalah biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi semua persyaratan pelanggan (customer requirements) dan biaya ketidaksesuaian adalah biaya yang timbul karena terjadinya kegagalan pada proses yang berakibat pada timbulnya scrap, reworkdian reject.

Dalam ISO 9001:2000 pendekatan biaya proses itu terakomodasi dalam elemen-elemen: 7.4.1. Purchasing Information, 7.5.4. Handling, packaging, storage, preservation and delivery, 8.5.2. Corrective action, 8.5.3. Preventive action. Pendekatan biaya proses esensinya adalah bagaimana perusahaan mampu mengelompokkan biaya-biaya menjadi duajenis akibattimbulnya kesesuaian dan ketidaksesuaian yang terjadi pada saat proses produksi berlangsung.

Ketiga, Pendekatan Biaya Kegagalan. Pendekatan ini memfokuskan pada biaya yang ditimbulkan karena adanya kegagalan internal maupun eksternal akibat terjadinya mutu produk yang tidak sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan, baik produk yang terlihat (tangible maupun tak terlihat(intangible). Biaya ini harus diperhitungkan dengan cermat mengingat kaitan ke belakangnya yang berdampak signifikan terhadap revenue perusahaan. Salah satu jenis kegagalan eksternal yang intangible adalah hilangnya loyalitas pelanggan. Sedangkan kegagalan internal yang intangible dapat berakibat antara lain penurunan efisiensi kerja karena terjadinya pengejaan ulang (rework).

ISO 9001:2000 mengatur klausul untuk sistem pendekatan biaya kegagalan ini pada elemen 8.3. Control of Non conformity.

Penutup

Analisis finansial dengan tiga pendekatan tersebut sebaiknya dilakukan secara periodik oleh perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO seri 9000, sebab hal itu akan bermanfaat bagi manajemen untuk melakukan evaluasi internal secara berkesinambungan. Hal itu juga sesuai dengan tujuan utama ISO "continuous improvement'. Di samping itu, dengan kajian aspek finansial secara berkala ini akan memberikan nilai tambah lain berupa: (a) Memudahkan pelaksanaan evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem mutu dari segi finansial (cost and benefit analysis). (b) Memudahkan identifikasi terhadap area-area tertentu yang membutuhkan perhatian dan pening-katan (critical area analysis). (c) Memudahkan dalam penetapan sasaran mutu dan anggaran biaya untuk masa-masa yang akan datang (company value analysis). (BQST)

 

 

 

Categories: Manajemen Mutu Tags:
  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.
You must be logged in to post a comment.