Archive

Archive for December, 2008

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (1): Unsur-unsur Pembentuknya

December 20th, 2008 No comments

Banyak Perguruan Tinggi mendirikan unit jaminan mutu dengan berbagai macam nama. Ada Lembaga Penjaminan Mutu, Unit Penjaminan Mutu, Kantor Penjaminan Mutu, dan  ada pula Badan Penjaminan Mutu. Unit ini harus ada di Perguruan Tinggi, karena memang tuntutan dari DIKTI. Setiap perguruan tinggi wajib memiliki unit jaminan mutu. Akibatnya, baik perguruan tinggi negeri maupun swasta mendirikan dan membentuk unit ini. Namun setalah terbentuk dan didirikan banyak binggung apa yang harus dikerjakan.  Berbagai seminar, workshop, pelatihan tentang penjaminan mutu banyak diikuti tetapi masih belum punya gambaran seperti apa kerja dari unit ini. Studi banding juga dilakukan baik oleh pimpinan perguruan tinggi maupun personil yang ditunjukkan sebagai personil unit penjaminan mutu. Alhasil setelah studi banding ini juga masih binggung, dari mana harus memulainya.

Read more...

ISO Bukan Sekedar "Administratif dan Kearsipan"

December 20th, 2008 No comments

Dalam proses bisnis memang diperlukan administrasi dan sistem kearsipan. Namun administrasi dan kearsipan tidak lebih penting dari proses-proses lainnya yang bermuara pada penciptaan surplus dan kepuasan pelanggan. Administrasi dan kearsipan bukannya tidak penting, bukan tidak terkait dengan pelanggan, namun ada hal yang lebih penting dari sekedar administrasi dan kearsipan. Administrasi dan kearsipan dalam manajemen mutu tidak boleh diabaikan, tatapi juga tidak selayaknya organisasi  menghamburkan sumberdaya untuk menata dan administrasi kearsipan. Keduanya harus diposisikan sebagai pendukung proses bisnis. Hal ini memang yang dipersyaratkan dalam ISO 9001.

ISO 9001 merupakan standar manajemen mutu yang relatif cukup baik. ISO 9001 dapat membantu menata proses aktifitas bisnis secara sistematis, terarah dan efektif. Standar yang mengatakan bahwa arsip harus disediakan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan keefektifan implementasi sistem manajemen mutu. Arsip harus mudah dipahami dan ditelusuri. Prosedur sistem kearsipan harus dibuat yang menjelaskan tatalaksana identifikasi, penyimpanan, masa retensi dan diposisi.

"Komat-Kamit"nya Nahkoda, Ya Komitmen

December 19th, 2008 No comments

Menjalankan sistem manajemen mutu memerlukan komitmen dari pucuk pimpinan. Komitmen ini tidak bisa didelegasikan . Komitmen merupakan sikap supportive yang melekat pada diri pimpinan. Ujud sikap komitmen pimpinan ini terdiri dari dua unsur pokok yaitu sikap konsistensi dan sikap konsekuensi. Sesuai dengan tuntutan persyaratan ISO 9001, pimpinan organisasi harus membuktikan komitmennya untuk mengembangkan sistem manajemen mutu, melalukan perbaikan berkelanjutan, mengkomunikasikan kepada karyawan betapa pentingnya kepuasan pelanggan dan ketaatan terhadap persyaratan mutu, menetapkan kebijakan mutu, melalukan tinjauan manajemen dan menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan. Baik sumberdaya berupa finansial maupun non finansial, sumberdaya lainnya. 

Read more...

Mutu Gagal, Salah Siapa ?

December 16th, 2008 No comments

Judul tersebut, bermakna siapakah yang bertanggungjawab terhadap kegagalan implementasi Sistem Manajemen Mutu ? Kalau jawabnya Unit Pengendali Mutu, atau Tim ISO. Atau Gugus Kendali Mutu. Atau Unit Jaminan Mutu, maka pemahaman terhadap mutu belum melekat pada setiap anggota organisasi. Mutu adalah tanggungjawab semua unit dan semua personil pada semua tingkatan dalam organisasi. Bila ada persepsi bahwa unit pengendali mutu adalah unit yang paling bertanggungjawab aas keberhasilan atau kegagalan dalam menjalankan sistem manajemen mutu, itu menandakan belum mapannya pemahaman mengenai konsepsi mutu. Mutu menjadi tanggungjawab bersama dan merupakan program lintas fungsi.

Read more...

Categories: Manajemen Mutu Tags:

Mutu "Bukan Hitam di Atas Putih"

December 16th, 2008 No comments

Mutu tidak tercetak di atas kertas. Tidak pula tertulis di dokumen. Mutu bukan di Manual Mutu. Bukan di Prosedur Mutu. Bukan pula di Instruksi Kerja. Apalagi di WT (dokumen Wewenang dan Tanggungjawab). Membangun mutu tidak cukup hanya membuat aturan hitam diatas putih. Karena mutu tidak terletak di atas kertas, atau dalam manual mutu, dalam prosedur mutu atau dalam instruksi kerja. Namun mutu ada pada manusianya. Mutu ada pada pikiran, emosi dan sikap serta kepribadian seluruh personil organisasi dari bawahan sampai pucuk pimpinan.

Semua bertanggungjawab dan memiliki peran penting dalam mewujudkan mutu. Semua harus ikut memikirkan, bertindak dan bersikap positif sesuai komitmen mutu. Dari semua unsur yang diperlukan untuk mewujudkan mutu, sikap adalah landasan yang paling fundamental. Sikap adalah suatu kecenderungan perilaku manusia. Manusia yang memiliki sikap bertanggungjawab, peduli, responsif, positif, pro aktif , jujur, professional, tetapi juga bisa sebaliknya. Bertanggungjawab adalah sikap utama dan pertama yang harus dikembangkan dalam diri setiap personil organisasi, karena sikap bertanggungjawab akan menjadi akar kokoh bagi mewujudkan komitmen mutu. Sikap bisa merupakan atribut pribadi yang dibawa dari lingkungan keluarga. Bisa juga dibangun melalui pembinaan, dikondisikan, diikat dalam sistem dan dipraktekkan dengan supervisi dan keteladanan pimpinan.

Bila perilaku itu bisa dipraktekkan secara konsisten dan konsekuen akhirnya ia akan berubah menjadi suatu kebiasaan. Bila sudah menjadi kebiasaan ia bisa menjadi budaya dan bila budaya itu semakin kuat, ia menjadi karakter yang melekat pada setiap individu dan akhirnya menjadi karakter organisasi. Mewujudkan mutu dengan karakter akan jauh lebih apresiatif dan efektif karena mutu diciptakan dengan dorongan motivasi instrinsik yang mengandung nilai-nilai idealisme. Karena mutu tumbuh dalam hati kita semua.

"Jimat Kalimotanyo" Sang Auditor

December 15th, 2008 No comments

Terlalu menyederhanakan proses audit dengan hanya mengirimkan daftar pertanyaan kepada auitee. Itulah realitasnya. Daftar pertanyaan bagaikan "Jimat", dengan berbekal daftar pertanyaan tersebut maka sudah dapat jadi auditor. Alangkah mudahnya bila kegiatan audit hanya membuat daftar pertanyaan lalu dikirimkan ke auditee. Audit seperti ini terlalu dangkal, terlalu menyederhanakan persoalan. Dapatkah audit seperti itu diharapkan memberi banyak nilai? Tentu saja tidak. Karena akan menghasilkan data yang statis (mati). Proses audit tidak sesederhana itu. Read more...

Tongkat Ajaib Sang Pemimpin "ISO"

December 15th, 2008 No comments

Ada anggapan SMM ISO 9001 dianggap tongkat ajaib yang bisa menyelesaikan masalah mutu dalam sekejap. Sama halnya dengan alat apapun SMM ISO 9001 tidak akan menimbulkan manfaat optimal bila penggunaannya tidak tepat. SMM hanya menjanjikan potensi, bukan kepastian manfaat. Potensi ada dua yaitu potensi positif dan potensi negatif. Potensi mana yang akan terealisir sangat bergantung bagaimana pelaku sistem menggunakannya. Read more...